LAURA JULIANA CLARO identificada con la cédula de ciudadanía No. 1098777539, en adelante LAUREL ACTIVE, dando cumplimiento de las normas contenidas en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto único 1074 de 2015, y demás normas que regulan la protección y tratamiento de datos personales, y en calidad de Responsable de los de datos personales,  se permite dar a conocer la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES en adelante la “Política”.

Para todos los los fines pertinentes, y en caso de dudas sobre la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales , el domicilio principal y los datos de contacto y notificación de LAUREL ACTIVE, serán los siguientes:

●       Dirección: Antioquia, Colombia.

●       Correo electrónico: laurelactive1@gmail.com

LAUREL ACTIVE se dedica a la comercialización de productos de uso deportivo a través de comercio electrónico en el sitio web de su propiedad:  LAUREL ACTIVE recolectará la información que sea suministrada por el titular de forma directa cuando adquiere sus productos, o se suscribe a sus canales o interactúa con estos, considerándose Responsable del tratamiento de los datos de conformidad con lo establecido por la legislación vigente.

1. OBJETO. Dar a conocer la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés: clientes, proveedores, empleados, y accionistas de LAUREL ACTIVE, sobre los lineamientos que garantizan la protección de Utilizaremos los datos personales para marketing y para la gestión de pedidos. que son objeto de tratamiento a través de los procedimientos y operaciones de LAUREL ACTIVE, en cumplimiento de la ley, y políticas y procedimientos de atención de consultas y reclamos de los titulares.

2. DESTINATARIOS. La Política está dirigida a los clientes, empleados, proveedores, y accionistas de LAUREL ACTIVE, siendo aplicable a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan Utilizaremos los datos personales para marketing y para la gestión de pedidos. y que sean objeto de tratamiento por parte de LAUREL ACTIVE, considerado como Responsable o Encargado, según el caso.

Esta Política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todas las personas naturales o jurídicas Responsables o Encargadas de cualquier tipo de tratamiento que hagan de las bases de datos personales de LAUREL ACTIVE, y por aquellos empleados o contratistas que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones, consultas o reclamos de información relacionadas con la ley de protección de datos personales, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

3. ALCANCE:

 ●       Poner a disposición de los titulares de los datos personales, la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que pueden ejercer frente a LAUREL ACTIVE, cuando sea Responsable del tratamiento de estos.

●       Garantizar el ejercicio del derecho a la intimidad de las personas y del habeas data, mediante la protección de los datos personales contenidos en las bases de datos personales de LAUREL ACTIVE.

●       Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes, consultas y reclamos hechos por los titulares de la información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización.

●       Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier otra originada en el principio de responsabilidad demostrada (accountability).

4. DEFINICIONES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

 ●       Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo la recolección, uso y tratamiento de datos personales

●       Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento.

●       Calidad del dato: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, LAUREL ACTIVE  deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.

 ●       Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

 ●       Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 ●       Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales

 ●       Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 ●       Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. LAUREL ACTIVE  actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

 ●       Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. LAUREL ACTIVE  actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.

 ●       Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

 ●       Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 ●       Transferencia: El Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 ●       Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice LAUREL ACTIVE o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS Y DEBERES. Para definir claramente el marco de protección de datos personales, el ejercicio del derecho de habeas data y garantizar la confidencialidad de la información personal, LAUREL ACTIVE se acoge a los principios y deberes generales para cualquier forma de tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales a los cuales tenga acceso.

6. RESPONSABILIDAD. Toda persona que tenga acceso a consultar y realizar cualquier tipo de tratamiento a los datos personales contenidos en bases de datos a cargo de LAUREL ACTIVE, es responsable a título personal, por lo cual debe dar cumplimiento a la Política.

7. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES. LAUREL ACTIVE obtendrá datos personales a través de diversos canales tales como: correo electrónico, whatsApp, página web, landing pages, redes sociales, avisos de privacidad, contratos comerciales, contratos laborales y de manera presencial en las tiendas u oficinas de LAUREL ACTIVE o los eventos que realice, previa autorización otorgada por el titular de los datos. También podrá recolectar datos contenidos en bases de datos públicas o aquellos que sean de naturaleza pública y cuando sea  entregada por terceros con lo que sostenga relaciones de carácter comercial.

8. TIPOS DE DATOS PERSONALES. Los datos personales recolecta LAUREL ACTIVE para su tratamiento son los siguientes:

a.      Datos de identificación: nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación.

b.      Datos de ubicación y contacto: dirección, teléfono, correo electrónico.

c.      Datos de contacto comercial: Como cargo, posición, organización y área.

d.      Datos sensibles: datos de salud.

Los datos sensibles a que se refiere el literal d se recolectan exclusivamente de empleados para conocer su estado de salud relacionado con su capacidad de trabajo y gestionar los trámites relacionados con el Sistema General de Seguridad Social. En este caso, se contemplarán aquellos relacionados con su historia clínica general y ocupacional, y en general los datos que sean conocidos en virtud de la relación laboral y que se extraigan de los documentos como exámenes médicos pre ocupacionales o de egreso, reportes de enfermedades, soportes médicos, y los demás relacionados con la condición de salud del empleado.

En caso de que el empleado sufra un accidente laboral o cualquier patología de origen común, datos como el registro fotográfico o fílmico del estado de la evolución del cuadro orgánico y funcional posterior al accidente o enfermedad.

Los proveedores de servicios transaccionales, pasarelas de pago o instituciones financieras integradas a través de APIs al sitio web de LAUREL ACTIVE podrán recolectar y tratar los siguientes datos:

e.      Datos de contenido socioeconómico: datos financieros e historial crediticio.

f.       Datos bancarios: cuentas bancarias, información relacionada con tarjetas de crédito o débito, instituciones financieras a los que se encuentra inscrito.

Con la única finalidad de gestionar y procesar el pago de los productos ofrecidos por LAUREL ACTIVE.

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. LAUREL ACTIVE no realiza el tratamiento de datos sensibles, en caso de requerir su tratamiento lo hará conforme a las excepciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

En caso de que LAUREL ACTIVE recolecte datos sensibles, informará a todos sus titulares que no están obligados a otorgar la autorización para su tratamiento, y el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que les sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles.

LAUREL ACTIVE no realiza el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

10. TRATAMIENTO Y FINALIDADES. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información LAUREL ACTIVE realizará operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación y/o supresión.

Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará tratamiento de datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

LAUREL ACTIVE  atendiendo a las diferentes relaciones que tiene con los titulares de los datos personales, podrá tratarlos para finalidades especiales; los diferentes tipos de titulares pueden ser:  clientes, empleados, proveedores, contratistas, y accionistas.

Los datos personales recolectados por LAUREL ACTIVE podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

10.1. CLIENTES

El tratamiento de Datos Personales por parte LAUREL ACTIVE tendrá las siguientes finalidades:

a)     Comercializar los productos ofrecidos por LAUREL ACTIVE.

b)     Permitir el ingreso y uso del sitio web de propiedad de LAUREL ACTIVE  para la gestión de las compras de sus productos.

c)      Controlar las solicitudes y pedidos relacionados con productos comercializados por LAUREL ACTIVE.

d)     Contactar al cliente para gestionar las compras y envíos que estos hagan de los productos de LAUREL ACTIVE.

e)     Facturar la venta de los productos ofrecidos por LAUREL ACTIVE.

f)       Remitir las respuestas de las peticiones, consultas o reclamos a los clientes.

g)     Dar a conocer y divulgar los productos ofrecidos por LAUREL ACTIVE.

h)     Realizar campañas, actividades de divulgación en lo relacionado con promociones, ofertas, tarifas especiales, eventos y demás publicidad que sea de interés para el cliente sobre los productos ofrecidos por LAUREL ACTIVE. LAUREL ACTIVE podrá transmitir los datos personales a un tercero para la prestación del servicio de marketing relacional o envío de mensajería.

i)        Envío de comunicaciones sobre la disponibilidad de productos y servicios; y novedades de los mismos.

j)       Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, y comportamiento de consumo relacionados con los productos que ofrece LAUREL ACTIVE.

k)      Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y contables.

l)       Evaluar la calidad de los productos ofrecidos a través de encuestas de satisfacción.

m)    Consultar información crediticia y financiera, así como, realizar reportes negativos a centrales de riesgo de acuerdo con la regulación vigente.

 10.2. EMPLEADOS

a)     Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos.

b)     Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.

c)      Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los empleados y exempleados de LAUREL ACTIVE.

d)     Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.

e)     En caso de recolectar datos biométricos su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.

f)       Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por LAUREL ACTIVE por los medios y en las formas que se consideren convenientes.

g)     Gestionar la cadena presupuestal de LAUREL ACTIVE para la emisión de certificados de ingresos y retenciones y relaciones de pagos.

h)     Gestionar el proceso contable de LAUREL ACTIVE relacionados con la nómina.

i)       Contactar al empleado para el envío de comunicaciones relacionadas con su contrato de trabajo.

10.3.  PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

a)     Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección de proveedores y contratistas, contractuales o relacionados con éstos.

b)     Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.

c)      Gestionar la cadena presupuestal de LAUREL ACTIVE  en lo relacionado con pagos, y la emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas).

d)     Gestionar el proceso contable de LAUREL ACTIVE.

e)     Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.

f)       Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas o solicitudes de las entidades de control.

g)     Expedir las órdenes de compra para la solicitud de servicios y/o productos.

h)     Para el procesamiento, recibo y pago de los servicios y/o productos prestados y comercializados por los contratistas y proveedores.

i)       Mantener un archivo digital que permita hacer el correspondiente seguimiento a cada contrato.

 10.4. ACCIONISTAS

a)     Para todos los fines relacionados con el gobierno corporativo de la sociedad, en especial, aquellas actividades accionarias, económicas, financieras, comerciales y estratégicas, así como, las definidas en el Código de Comercio y en la regulación mercantil frente a los accionistas.

Los datos e información personal de los accionistas de LAUREL ACTIVE se considera información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas comerciales que regulan la materia. LAUREL ACTIVE  solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES. LAUREL ACTIVE podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a Utilizaremos los datos personales para marketing y para la gestión de pedidos. cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En todo caso, cuando LAUREL ACTIVE transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales conforme con los requisitos establecidos en la ley.

Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones de LAUREL ACTIVE como Responsable bajo la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales fijada por este y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.

Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

1.      Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

2.        Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

3.        Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Las transmisiones internacionales de datos personales no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento o autorización cuando exista el contrato de transmisión.

En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

LAUREL ACTIVE adoptará la prohibición de transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Solo podrá realizar la transferencia de datos en los casos excepcionales previstos por la Ley o siempre que, la Superintendencia de Industria y Comercio haya proferido declaración de conformidad o siempre que se suscriba contrato u otro instrumento negocial, a efectos de realizar la transferencia internacional, para lo cual contará con presunción de viabilidad y con declaratoria de conformidad cuando se logre demostrar los siguientes requisitos:

1. Se deberán señalar las condiciones que regirán la transferencia internacional y mediante las cuales se garantice el cumplimiento de los principios que rigen el tratamiento de datos personales.
2. Deberán determinarse las obligaciones que tienen a cargo las partes.
3. Deberá comunicar a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la operación que pretende realizar.
4. Deberá declarar que ha suscrito el contrato de transferencia u otro instrumento negocial que garantice la protección de datos personales.

12. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS. En el tratamiento de datos personales por parte de LAUREL ACTIVE se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

a.      Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a él o los Encargados del tratamiento de datos.

b.      Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos de conformidad con la ley.

c.      Ser informado por LAUREL ACTIVE o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.

d.      Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.

e.      Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que, en el tratamiento LAUREL ACTIVE o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.

f.       Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

La información solicitada por los titulares de los datos personales será suministrada principalmente por medios electrónicos, o por cualquier otro sólo si así lo requiere el titular. La información suministrada por LAUREL ACTIVE será entregada sin barreras técnicas que impidan su acceso; su contenido será de fácil lectura, acceso y tendrá que corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

LAUREL ACTIVE, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a.      El Tratamiento al cual serán sometidos Utilizaremos los datos personales para marketing y para la gestión de pedidos. y la finalidad del mismo.

b.      El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles.

c.      Los derechos que le asisten como titular.

d.      La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

LAUREL ACTIVE como Responsable del tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el titular lo solicite, entregarle copia de esta.

13. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN PERSONAL. La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:

a.      A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

b.      A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c.      A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

13. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

LAUREL ACTIVE como Responsable del tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a.    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b.    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c.     Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e.    Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f.      Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g.    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h.    Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

i.      Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j.      Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

k.     Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l.      Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m.   Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.

n.    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o.    Adoptar y conservar el Aviso de Privacidad para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.

14. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual LAUREL ACTIVE actúe como encargada, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
6. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
7. Registrar en las bases de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.

15. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

A continuación, se establecen los lineamientos generales aplicados por LAUREL ACTIVE el fin de cumplir con sus obligaciones en cumplimiento de los principios para la administración de datos personales.

Estos lineamientos son complementarios a las políticas, procedimientos o instructivos generales actualmente existentes o que se llegaren a implementar en LAUREL ACTIVE.

15.1. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Todos los miembros de LAUREL ACTIVE al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final o cualquier otra actividad de tratamiento.

15.2. USO DE LA INFORMACIÓN

La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en la presente Política.

En caso de que algún área identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente Política de tratamiento de datos personales, deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente Política.

Igualmente, se deben tomar en consideración los siguientes supuestos:

a.   En caso de que un área diferente de la que recolectó inicialmente el dato personal requiera utilizar los datos personales que se han obtenido, ello se podrá hacer siempre que se trate de un uso previsible por el tipo de servicios que ofrece LAUREL ACTIVE y para una finalidad contemplada dentro de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

b.   Cada área debe garantizar que en las prácticas de reciclaje de documentos físicos no se divulgue información confidencial ni datos personales. Por lo anterior, no se podrán reciclar hojas de vida, ni títulos académicos, ni certificaciones académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos ni ningún documento que contenga información que permita identificar a una persona.

c.    En caso de que un Encargado haya facilitado datos personales o bases de datos a algún área para un fin determinado, el área que solicitó los datos personales no debe utilizar dicha información para una finalidad diferente de la relacionada en la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, al finalizar la actividad se implementará un procedimiento para la disposición final de la información.

d.   Los empleados no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de manera manual, y, si es necesario, de manera directa por parte del titular del dato, en los casos en que así sea necesario.

e.   Únicamente los empleados y contratistas autorizados pueden introducir, modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección. Los permisos de acceso de los usuarios son concedidos por el área de tecnología e informática o quien haga sus veces, de acuerdo a los perfiles establecidos, los cuales serán previamente definidos por los líderes de los procesos donde se requiera el uso de información personal.

f.     Cualquier uso de la información diferente al establecido, será previamente consultado con el Oficial de Protección de Datos Personales o el área responsable de protección de datos.

15.3. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.

15.4. DESTRUCCIÓN

La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción.

La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.

16.  RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo Tratamiento de LAUREL ACTIVE para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas al Oficial de Protección de Datos Personales o quién haga sus veces, en la siguiente dirección de correo electrónico: 

El rol antes mencionado será el contacto de los titulares de datos Personales, para todos los efectos previstos en esta Política.

17. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con LAUREL ACTIVE pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada, de acuerdo con los siguientes procedimientos:

                17.1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS:

LAUREL ACTIVE y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales.

1.Contenido de la consulta: Las consultas dirigidas a LAUREL ACTIVE deberán contener como mínimo la siguiente información:

a.      Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes;

b.      Lo que se pretende consultar.

c.      Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes o representantes;

d.      Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.

e.      Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por LAUREL ACTIVE.

Una vez sea recibida la solicitud de consulta de información por parte del titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos, el área respectiva procederá a remitir la solicitud al Oficial de Protección de Datos Personales, quien procederá a verificar que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.

2. Plazos de Respuesta a consultas: Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

3. Prórroga del plazo de Respuesta: En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

                17.2. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS

1.Derechos Garantizados mediante el procedimiento de reclamos:

a)     Corrección o actualización: LAUREL ACTIVE  y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de corrección o actualización.

b)     Revocatoria de la autorización o supresión de los datos Personales: LAUREL ACTIVE   y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales. Asimismo se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales.

2. Contenido del reclamo: Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:

a.      Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;

b.      Lo que se pretende reclamar

c.      Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes;

d.      Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.

e.      Haber     sido    presentada       por       los       medios de        consulta     habilitados por LAUREL ACTIVE

Una vez sea recibido el reclamo de información por parte del titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos por la empresa, el área respectiva procederá a remitir la solicitud al Oficial de Protección de Datos Personales, quien procederá a verificar que el reclamo contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.

3.Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales: En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.

4.Desistimiento del Reclamo: Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

5.Recepción de reclamos que no correspondan a LAUREL ACTIVE: En caso de que LAUREL ACTIVE  reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.

6.Inclusión de leyenda en la base de datos: Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, LAUREL ACTIVE incluirán en la base de datos donde se encuentren los datos personales del titular, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

7.Plazos de Respuesta a los Reclamos: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

8.Prórroga del plazo de Respuesta: Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.Procedimiento de Supresión de Datos Personales: En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, LAUREL ACTIVE  realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

18. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. Las Bases de Datos de LAUREL ACTIVE tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia

19. VIGENCIA. La presente Política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.

20. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA. Cualquier cambio sustancial en las Política de Protección y Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto.